Een keertje minder voor de baas op pad

5 april 2014

Bron: NRC Handelsblad

We gaan minder vaak naar het buitenland voor zaken. Een videoconferentie scheelt een paar honderd euro aan reiskosten.


"Inmiddels trekt de markt gelukkig weer aan", vertelt de Achterhoekse ondernemer Johan de Boer (61) vanuit de auto. Hij raast over de Duitse Autobahn richting een klant in Frankfurt. Vorig jaar ging ik minder op reis voor de zaak. We hadden minder klanten en minder orders."

De Boers bedrijf Krov produceert kunststof randen waarmee bureaus en tafels afgewerkt worden. Krov is een van de vele bedrijven die minder geld uitgaven aan zakenreizen. Nederlanders gingen vorig jaar 9 procent minder op zakenreis dan in 2011. Dat bleek deze week uit onderzoek van NBTC-NIPO Research, dat twee jaar lang honderden zakenreizigers ondervroeg over hun reisgedrag.

De crisis is niet de enige oorzaak. Uit een onderzoek van kantoorruimteleverancier Regus onder 26.000 internationale zakenmensen, blijkt dat Nederlanders de laatste tijd minder graag op zakenreis gaan. Veel mensen blijven liever thuis. Op reis missen ze hun partner, kinderen en in veel gevallen... hun huisdier.

Wat Nederlanders in het buitenland dan weer nauwelijks missen: het Hollandse eten. Slechts 12 procent van de Nederlanders zegt er op reis naar te verlangen, tegen bijna de helft van de reizende Chinese en Indische zakenlui. Zakenreiziger Joost Gorter (34) is adviseur van NewForesight, een adviesbureau voor voedselbedrijven die willen verduurzamen. Als Gorter op reis gaat, zijn de kroketten op brood of stamppot het laatste wat hij mist. Hij is juist blij als hij weer naar Azie mag. Het eten is daar veel lekkerder."

Gorter reist voor zijn werk de hele wereld over. Hij is net terug uit Kenia en ging het afgelopen jaar bijna maandelijks op reis. Dat was net wat te vaak, vertelt hij. Gorter miste zijn vriendin. Maar meestal besef ik dat pas als ik in het vliegtuig naar huis zit. Dan pas heb ik tijd om daarover na te denken."

Ondernemer De Boer gaat nog vaker op reis: twee tot drie keer per maand. Zelf heeft hij nooit last van heimwee. Als een van zijn verkoopmedewerkers wel met heimwee kampt, dan heeft hij een probleem met mij", zegt De Boer stellig. Dan is die persoon namelijk niet geschikt voor zijn functie."

3,6 miljard euro aan zakenreizen

De daling van het aantal zakenreizen komt mede doordat bedrijven minder geld uittrokken voor het bijwonen van congressen en beurzen. Je moet weten dat Nederlandse bedrijven totaal zo'n 3,6 miljard euro uitgeven aan buitenlandse zakenreizen", zegt Kees van der Most, directeur van het onderzoeksbureau NBTC-NIPO Research. Niet gek dat ze zoeken naar kostenbesparingen." De gemiddelde zakenreis kost zo'n 780 euro, maar de reizen van De Boer zijn goedkoper. Hij gaat namelijk meestal met de auto op pad. Niet alleen omdat de afstanden redelijk goed te bereizen zijn, maar ook om een volle kofferbak met productmonsters mee te nemen".

Internationale bedrijven laten minder vaak medewerkers invliegen voor maandelijkse vergaderingen op het hoofdkantoor. In plaats daarvan gebruiken ze meer en meer digitale overlegmethoden, constateert het onderzoeksbureau. Bedrijven gebruiken bijvoorbeeld telefonisch vergaderen en videobellen.

Die digitalisering snapt consultant Joost Gorter wel. De techniek is immers enorm vooruit gegaan. Laatst had hij een opdracht bij KitKat-producentNestle. Gorter moest overleggen met een team dat in de VS zat. Een videoconferentie was de oplossing. Gorter nam plaats in een ruimte zoals je die in James Bondfilms ziet". In die kamer stonden gigantisch grote beeldschermen" en hij werd gefilmd met heel wat verschillende camera's. De verbinding kwam tot stand via een zogenoemde dedicated line die er voor zorgt dat er geen vertraging is. Ik zag de collega's die duizenden kilometers verderop zaten haarscherp. Erg mooi."

Maar deze techniek is niet voor elke mkb'er weggelegd. De investering is hoog en ook je zakenpartner moet over de juiste apparatuur beschikken. En eigenlijk heb je er dan ook nog een permanent IT-team bij nodig", benadrukt Gorter. De IT'ers brengen de verbinding tot stand en zorgen voor het technische onderhoud.

Veel ondernemers besparen kosten door telefonisch te vergaderen. Met services als Skype kun je zelfs gratis videobellen. Achterhoeker De Boer wil daar niets weten. Misschien is het mijn leeftijd, maar telefonisch vergaderen weiger ik principieel." Een tijd geleden werkte De Boer nog bij een Amerikaans bedrijf waar hij moest televergaderen. Dat was echt een ramp."

Tja, telefonisch vergaderen gaat inderdaad niet zonder problemen. Verbindingen vallen om de haverklap weg. Mensen praten door elkaar heen. Of je praat drie minuten en komt er dan achter dat je microfoon uit staat. Vooral vergaderingen met grotere groepen lopen uit in chaos. Gorter: Het is soms net een Poolse landdag."

De Boer wil nieuwe klanten in de ogen kunnen kijken. Ik moet hun lichaamstaal en gezichtsuitdrukking kunnen zien." Skypen doet hij wel graag met zijn zoon die in Thailand zit. Immers: zijn lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen kent hij wel.

Goed contact leggen en houden is de belangrijkste reden om te blijven reizen. Ook als dat betekent dat De Boer er tien uur lang voor in de auto moet zitten.

De ondernemer rijdt net weg bij een potentiele klant in Duitsland. Hij volgde zijn vaste verkoopmethode. Uit mijn kofferbak haalde ik de monsters van mijn producten. De klant pakte mijn product vast, voelde en rook eraan en was al bijna verkocht." De klant pakte pen en papier om een heel specifiek probleem uit te tekenen. Door die tekening begreep ik meteen wat ik voor hem kon betekenen.

Zo handig. Via de telefoon was dat nooit gelukt." Ook de bijna dertig jaar jongere Gorter ziet het belang van een echte ontmoeting. Als je elkaar de hand schudt, ontstaat er vaak direct een vertrouwensband." In Kenia trainde Gorter tien dagen lang een lokaal team in verduurzaming van de voedselketen. Dat kan volgens hem niet via de webcam. Ik moet echt fysiek voor de groep kunnen staan om aan te voelen hoe ik mijn training opbouw."

Vakantie eraan vast

Als je dan toch in Nairobi, Berlijn of Chengdu bent, dan plak je er als zakenreiziger natuurlijk een vakantie aan vast. Tenminste, dat zou je zeggen. Het gebeurt nog niet veel, maar komt steeds vaker voor, zegt marktonderzoeker Van der Most. Sommige zakenreizigers laten hun partner of kinderen overkomen en genieten dan gezamenlijk van een paar vakantiedagen."

Binnenkort bezoekt De Boer China en gaat dan wel bij zijn zoon in Thailand op bezoek. Met hem skypen is gezellig, maar dit is natuurlijk nog leuker. Dit is pas de eerste keer dat ik van de zakenreis een vakantie maak", haast de Achterhoeker zich te zeggen. Een zakenreis is natuurlijk geen snoepreisje.

Gorter is een keer gaan duiken na een zakenreis in Indonesië. Maar dat was een dagje." Gorter plant vaker vakantiedagen in, maar keer op keer is er gewoon te veel werk te doen".

Ook van een zakenreis kun je genieten, zegt Johan de Boer. Het geeft hem een gevoel van vrijheid. Het is stil geworden om hem heen. Hij heeft zijn auto geparkeerd langs de Duitse autoweg. Het is lunchtijd. Ik ga een broodje Schinken eten. Of een heerlijke Duitse curryworst."

5 tips Zakendoen in Duitsland

  1. Kleed je netjes
    Meer dan Nederlanders letten Duitsers op uiterlijk vertoon. Laatje spijkerbroek dus thuis en draag een stropdas.
  2. Ken de details
    Voor Duitsers staat Fachwissen voorop. Met een vlotte babbel kom je er niet.
  3. Neem je baas mee
    Duitsers komen graag ter zake. Bereid de deal dus goed voor en zorg voor de juiste autoriteit als je afreist naar Duitsland.
  4. Blijf zakelijk
    Vertel dus geen verhaal over wat je in het weekend gedaan hebt. De Duitser vindt dat onprofessioneel. Zeg altijd u, of liever nog: Sie.
  5. Sprich Deutsch
    Sylvie Meis, Herman van Veen, Linda de Mol. De Duitsers zien op tv Nederlanders die goed Duits spreken. Dat verwachten ze ook van jou.

5 Tips Zakendoen in China

  1. Ga karaoken
    Werk eerst geduldig aan een vertrouwensrelatie met je zakenpartner. Signalen die erop duiden dat je op de goede weg bent: een uitnodiging voor lunch, dinerof karaoke.
  2. Chinees kaartje
    Zeker de wat oudere Chinezen kunnen een Engelstalig visitekaartje niet lezen. Visitekaartjes wissel je overigens aan het begin uit. 
  3. Toon respect
    China drijft nog op traditionele machtsverhoudingen. Kijk de baas voortdurend aan en geef hem of haar complimenten.
  4. Eigen tolk mee
    Betrouwbare informatie is goud waard. Tolken van je handelspartner interpreteren de informatie nog wel eens 'anders'.
  5. Tip op de tafel
    Krijg je iets te drinken? Tik dan met je vingers op de tafel. Dit gebaar was vroeger een eerbetoon aan de keizer.

Top 3 bestemmingen van zakenreizigers

Duitsland is onze populairste vakantie- en zakenreisbestemming. Circa de helft van alle buitenlandse zakenreizen gaat naar de Oosterburen.

  1. Duitsland; 1,1 miljoen zakenreizen
  2. België; 870.000 zakenreizen
  3. Groot-Brittannië; 435.000 zakenreizen